Algemeen

HC Blue Sox hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens HC Blue Sox houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordering EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen

Contact

Als HC Blue Sox zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

HC Blue Sox

Per geschreven brief: Sint-Paulusbaan 11 – 1745 Opwijk

Per Email: info@hcbluesox.be

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

 

Je persoonsgegevens worden door HC Blue Sox verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van HC Blue Sox (uitvoering overeenkomst)
• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Het vlot laten samenwerken van ploegen (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
• Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
• Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (uitvoering overeenkomst)
• Het deelnemen aan competities en tornooien
• Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
• Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)
• Organiseren van niet-sport gerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
• Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
• Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
• Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

Welke type gegevens

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Beeldmateriaal (foto, video, … ) in club-gerelateerde context
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
•  

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Verstrekking aan derden

 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, social media, … );
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

 

Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
• Subsidiërende overheden
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
• De sportfederatie, zijnde…
• …

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.  In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Minderjarigen

 

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

 

Bewaartermijn

 

HC Blue Sox bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. HC Blue Sox verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

 

Beveiliging van de gegevens

 

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens HC Blue Sox van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Je rechten omtrent je gegevens

 

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

 

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

 

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Commission@privacycommission.be  

Wijziging privacy statement

 

HC Blue Sox kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 24-05-2018.